Cum să organizezi ședințele săptămânale și de ce ai nevoie de ele

By Vali Rotaru

Există diverse motive de ce în unele companii este haos și angajații pleacă iar în altele fiecare membru a echipei știe ce are de făcut și nici nu are de gând să plece din companie. Astăzi îți voi prezenta unul din acest motive și anume lipsa de comunicare dintre management și angajați.

Comunicarea internă a companiei se poate petrece sub diverse forme așa ca email, scrisori sau prin diferite aplicații online sau mobile. Totuși cea mai eficientă formă de comunicare rămâne a fi cea verbală, atunci când fiecare poate să-și exprime gândurile și să fie auzit.

Ședințele reprezintă cea mai bună modalitate de a ține la curent întreaga companie cu rezultatele la zi și de a crea claritate pe toate subiectele pentru întreaga companie.

În caz că nu practici ședințele în cadrul companiei recomand să începi să o faci. Ședințele săptămânale sunt cel mai bun start, cu aceasta am început și noi.

În continuare îți voi prezenta structura ședințelor noastre și îți voi explica ce facem la fiecare punct și de ce.

1. Începe cu știrile bune

Cel mai bun start al ședințelor tale va fi să întrebi angajații tăi ce succese au obținut săptămâna aceasta pe plan profesional și personal. La început va fi complicat angajaților tăi să se împartă cu această informație pentru că la noi în popor lauda nu e văzută cu ochi buni, dar cu fiecare ședință nouă angajații vor deveni tot mai deschiși de a se împărți cu succesele sale.

DE CE? Pentru că crează o atmosferă pozitivă care e bine venită mai ales când e vorba de ședințe care la majoritatea oamenilor sunt asociate cu ceva plictisitor.

2. Analiza rezultatelor și a priorităților din ultima săptămână

Un management eficient al companiei e bazat pe indicatori pe care ar trebui să le cunoască fiecare angajat în parte pentru a înțelege dacă rezultatul propus e aproape sau departe. Aici sunt două modalități, ori prezinți tu ca șef indicatorii, ori mai eficient ar fi să lași ca fiecare angajat în parte să-și prezinte rezultatele sale și ce a realizat săptămâna precedentă.

De CE? Atunci când toți membrii echipei tale cunosc toate cifrele, înțeleg mai bine ce se întâmplă real în companie și care ar fi justificarea pentru a munci mai intens în caz că rezultatele sunt sub plan. Plus la aceasta, se petrece o responsabilizare a fiecărui angajat pentru acțiunile care le-a făcut sau are de făcut.

3. Feedback-ul de la clienți sau angajați

La această etapă ar fi bine să întrebi echipa ce părere au despre situația actuală și care ar fi motivele, ele pot fi legate de probleme legate la nivel de randament sau legate de clientelă. Aici ar fi bine să afli de la echipa de vânzări și marketing care e reacția clienților și ce mesaje transmit angajaților tăi.

DE CE? Pentru că în așa mod angajații tăi se simt auziți și își pot expune gândurile și ce le deranjează. Atunci când un om este auzit el devine mult mai loial.

4. Brainstorming (maxim 30 de minute)

Acum e timpul pentru a genera idei și soluții la feedback-ul auzit la punctul anterior și de decis cum se poate de rezolvat situația existentă. Lasă fiecare membru a echipei să-și exprime părerea, apoi discutați fiecare idee propusă și alegeți cele mai bune soluții pe care să le implementați imediat

.DE CE? Dacă există o problemă, ea trebuie rezolvată imediat, altfel situația se poate agrava. Nu crede că poți rezolva orice problemă singur, pentru aceasta și ai echipă, unde gândesc mai multe capuri se nasc idei geniale. Plus angajații se simt acceptați și devin mai loiali atunci când ideea lor a fost luată în considerare și aplicată.

5. Planul de acțiuni

Încheie ședința prin stabilirea priorităților în baza planul și a ideilor generate la punctul anterior. Fiecare membru în parte notează pe foaie ce are de făcut în următoarea săptămână și care e termenul limită. Apoi următoarea săptămână fiecare angajat din nou va prezenta ce a realizat din ceea ce și-a propus în acea săptămână.

DE CE? Pentru că orice trebuie să aibă următorul pas, altfel va fi o oră pierdută doar pe vorbe. De asemenea, în așa mod fiecare angajat își ia angajament să realizeze planul stabilit de el însăși.

La final de ședință recomand să închei pe un ton pozitiv și insperațional, spunând careva cuvinte de susținere sau prezentând un citat / filmuleț motivațional.

Cât durează ședința? Recomandarea mea este să fie maxim o oră.

Când faci ședința? Oricând dar cel mai eficient cred că e în zilele de luni sau vineri. De dorit ca de fiecare dată ședințele să înceapă la aceiași oră pentru a crea deprindere la angajați.

În caz că compania ta are zeci sau sute de angajați există două modalități de a duce ședința. Ori o faci cu toată compania și atunci ai nevoie de un spațiu mare în care să încapă toți, ori faci ședința doar cu șefii de departament și / sau echipă, la rândul său ei vor avea ședințele lor interne la care vor transmite mesajul mai departe.

O echipă unită și puternică e cea care este la curent cu realitățile companiei, este auzită și știe clar ce are de făcut și înțelege cum aceasta va influența pozitiv întreaga companie!

Follow

About the Author

Vali Rotaru este fondator și director BIZZ. El a reușit timp de un an să adune o echipă formată din 5 angajați și să mărească numărul de clienți de la 150 la 1 200. Vali este expert in digital marketing, management și performanță.

Leave a Comment:

Leave a Comment: